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Goerke Public Relations PR Agentur
Leidenschaftlich. Engagiert. Und wir brennen für unsere Etats und unsere Kund*innen.

AKTUELLLES

von Eva Matheja
Pitching Excellence: So gewinnen wir Wettbewerbs­präsentationen

Die Vorbereitung auf Pitchpräsentationen ist für uns kein Alltagsgeschäft, sondern immer eine sehr arbeitsintensive Zeit, die viel Teamzusammenhalt und -support wie auch Durchhaltevermögen erfordert. Und was sollen wir euch sagen: In all den Jahren haben wir erst einen Pitch verloren. (Keine Angeberei, wir sind nur mega stolz darauf! 😉) Wie wir bei Pitches vorgehen, wie viel Arbeit dahintersteckt und warum eine Pitchbeteiligung ohne Aufwandsentschädigung für uns kaum noch denkbar ist, darum geht’s in diesem Beitrag.

Zwischen Briefing und Action
Ist es ein Match?

Natürlich ist es immer verlockend, einen neuen Kunden oder Etat zu gewinnen. Aber unsere Philosophie heißt: Nicht um jeden Preis. Bevor wir in einen Pitch einsteigen, stellen wir uns daher zuerst einige grundlegende Fragen:

  • Passt der Etat zu unseren Kompetenzen, unserem Portfolio und unserer strategischen Ausrichtung?
  • Haben wir die zum jeweiligen Zeitpunkt notwendigen Ressourcen, um a) den Pitch zu stemmen und b) den Etat bei Pitchgewinn zu steuern – und zwar ohne unsere Bestandskunden zu vernachlässigen?
  • Haben wir ausreichend Zeit für die Ausarbeitung?
  • Gibt es ein Pitch-Honorar?
Das A und O – ein klares schriftliches Briefing

Haben wir uns zur Pitch-Teilnahme committet, erfolgt das Kunden-Briefing. Neben der Aufgabenstellung und den Rahmenbedingungen wie Budget und Timings sichten wir oft eine Fülle von Dokumenten, Hintergrundmaterialien und Dateien, die im Healthcare-Segment gerade bei ethischen Etats nicht zu knapp ausfallen.

Die Zuhörerschaft beim Pitch

In der Regel nehmen am Pitch Vertreter*innen und Entscheider*innen sämtlicher relevanter Abteilungen wie PR & Marketing, Geschäftsführung, Medical, Compliance und Finance teil. Wir achten entsprechend darauf, in unserer Präsentation Informationen für alle Stakeholder*innen zu vermitteln und möglichst aufkommende Fragestellungen im Vorfeld zu antizipieren und zu beantworten.

Ab ins Re-Briefing

Ein Re-Briefing mit den Kund*innen mag nach reiner Formsache klingen und überflüssig erscheinen, aber: Das ist für uns ein wichtiger Termin, der uns zeigt, ob wir die Aufgabenstellung und die Herausforderungen des Themas verstanden haben und in die richtige Richtung denken.

Alle Formalitäten geklärt? Okay, let’s go!

Wir bilden ein internes Pitch-Team. In der Regel sind mindestens drei, oft aber auch vier oder fünf Teammitglieder*innen in die Vorbereitung involviert. Wir wählen das Kernteam basierend auf den spezifischen, geforderten Kompetenzen für den Pitch aus, um mit geballtem Know-How und Expertise punkten zu können. Dabei achten wir darauf, dass auch der/die potenzielle Accountmanager*in nach Pitch-Gewinn Teil des Kernteams ist, um ihn/sie unmittelbar mit dem Kundenstamm bekannt zu machen. Wenn das alles steht, können wir mit der Strategie loslegen.

Jetzt rauchen die Köpfe:
Der wichtigste Part der Präsentation ist die Strategie

In der Vorbereitung der Präsentation fokussieren wir uns auf eine in sich schlüssige Strategie, mit der die gewünschten Ziele für das Projekt erreicht werden können. Die Strategie berücksichtigt Faktoren wie das Wettbewerbsumfeld, Marktentwicklungen, Zielgruppen-Definition, Festlegung des Unique Selling Point (USP) und die gewünschte Positionierung. Deshalb gehört eine ehrliche SWOT-Analyse zum „Einmaleins“ jeder fundierten Strategie dazu.

Gut Ding will Weile haben

Je nach Aufgabenstellung umfasst unsere Pitch-Präsentation nicht nur Konzeption und Strategie auf übergreifendem Level, sondern skizziert auch deren konkrete Umsetzung in Form von beispielhaften Maßnahmen. Wir legen großen Wert darauf, dass jede Maßnahme sinnvoll auf die Strategie einzahlt, umsetzbar und im Rahmen des definierten Budgets machbar ist. Das bedeutet auch, dass wir schon – bevor überhaupt klar ist, ob wir den Pitch gewinnen werden – in den intensiven Austausch mit Dienstleister*innen, Veranstalter*innen und Gewerken gehen, um umsetzungsrelevante Fragestellungen im Vorfeld zu beackern. Obwohl wir oft schon initial eine Vorstellung davon haben, wohin die Reise gehen kann, ist die Ausgestaltung ein intensiver Prozess, der manchmal mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Nicht nur, weil konzeptionelle Arbeit, interne Abstimmungen und der Guss in eine abgabereife Präsentation viiiel Zeit einnehmen, sondern auch weil bestimmte Ideen heranreifen müssen. Der Claim einer komplett neuen Patientenkampagne lässt sich nicht über Nacht finden – er wächst mit der Zeit, wird wieder verworfen oder im gemeinsamen Brainstorming überdacht und verbessert. Diese Zeit möchten und müssen wir den kreativen Bestandteilen unserer Konzepte auch einräumen, um das bestmögliche Ergebnis zu kreieren. Scribbles von Wort-Bild-Marken, Claims oder Key-Visuals sind letztlich das, was am Ende die Entscheidung der Kund*innen stark beeinflusst, weil sie insbesondere die emotionale Gehirnhälfte ansprechen, anstatt die Rationale. Und all das bedeutet dann erstmal ganz viel brainstormen, abstimmen, denken, schreiben, wieder löschen, skizzieren, gestalten, wieder brainstormen und so weiter….

Gut präsentiert ist halb gewonnen:

Die Kür der Pitch-Vorbereitung bildet schließlich die Moderationsvorbereitung jeder einzelnen Folie. Wir möchten nichts dem Zufall überlassen. Eine Präsentation mag noch so gut sein – wenn sie nicht überzeugend präsentiert wird, kann es durchaus sein, dass wir uns all die Arbeit umsonst gemacht haben. Welche Key-Message wollen wir mit einem Chart rüberbringen? Ist die Argumentation klar und nachvollziehbar? Müssen Animationen hinzugefügt oder entfernt werden? Passt die Moderation zum Zeitfenster? Jedes Wort zu viel wird hinterfragt. An Formulierungen gefeilt. Schließlich wollen wir mit Authentizität und Kompetenz überzeugen. Und das lässt sich üben. Spätestens eine Woche vor der Präsentation führen wir dann die Generalprobe durch, um sicherzustellen, dass jede*r im Team seinen Präsentationspart perfekt beherrscht. Dabei schlüpfen Kolleg*innen aus Units in die Rolle der Kund*innen, stellen kritische Fragen und geben Feedback, ob die Ideen stringent und logisch hergeleitet sind.

Und dann müssen wir am Pitch-Tag nur noch die Aufregung meistern und die Zuhörerschaft von den Socken hauen! 😉

Ihr seht, ein Pitch ist ein intensiver Prozess, der Fokus und Höchstleistungen erfordert – so sehen wir es zumindest. Und dann gehören am Ende natürlich auch immer noch eine Prise Glück und zwischenmenschliche Sympathien hinzu. Aber es gibt nichts Besseres als einen Pitch zu gewinnen und für die intensive Arbeit, die dahintersteht, belohnt zu werden.

Im jüngsten Fall hat es wieder einmal geklappt und wir sind mehr als stolz, dass wir das Biotechnologieunternehmen BioMarin überzeugen und einen Gentherapie-Etat gewinnen konnten.

Ach so, und es fehlt noch die Beantwortung der Frage, warum wir keinen Pitch mehr ohne Aufwandsentschädigung bewerkstelligen! Nun ja, ich denke, die Frage könnt ihr euch nach meinen Ausführungen quasi selbst beantworten, oder? 😉

PR Agentur Koeln - Pitching Excellence

Ein Tisch an dem zwei Personen mit Laptops arbeiten und Notizen machen.

Die Teammitglieder von Goerke PR stoßen gemeinsam auf den Pitch an.